Apakah anda menggunakan email untuk urusan bisnis anda? UU CAN-SPAM, sebuah undang-undang yang mengatur email marketing, menetapkan syarat-syarat untuk emai yang dikirimkan dengan tujuan komersial, memberikan si penerima email hak untuk tidak lagi menerima email tertentu, dan dapat dikenakan sanksi melalui pinalti bagi yang tidak mematuhinya.
Meski sesuai dengan nama-nya, UU CAN-SPAM tidak hanya berlaku untuk email dalam jumlah besar. UU CAN-SPAM meliputi seluruh email komersial, dimana undang-undang/peraturan tersebut dapat diartikan “setiap email yang tujuan utamanya adalah mengiklankan secara komersial sebuah produk atau jasa,” termasuk email yang mempromosikan isi dari website komersial. Undang-undang tersebut tidak terkecuali juga ditujukan untuk email dari bisnis ke bisnis. Yang artinya seluruh email harus patuh pada UU tersebut – sebagai contoh, sebuah pesan kepada mantan pelanggan/customer yang isinya mempromosikan kembali sebuah merk/produk baru- tetap harus sesuai dengan undang-undang tersebut.
Setiap email yang melanggar UU CAN-SPAM akan dikenakan penalti hingga $16,000, jadi ketidakpatuhan harus dibayar dengan harga yang mahal. Namun mengikuti peraturan tersebut tidaklah terlalu rumit.
Berikut adalah syarat-syarat yang harus dipatuhi dalam undang-undang CAN-SPAM :
- Jangan menggunakan judul atau subjek yang berbeda dengan isi email. Termasuk nama domain asal dan alamat email - harus akurat dan mengidentifikasi orang atau pelaku bisnis yang mengirimkan pesan.
- Jangan menggunakan baris subjek yang terkesan “menipu”. Kolom subjek harus secara akurat mencerminkan isi email.
- Identifikasikanlah email sebagai iklan. Undang-undang memberi keleluasaan untuk melakukan hal tersebut, tetapi Anda harus tetap mengungkapkan dengan jelas serta menarik bahwa maksud dari email yang dikirim adalah sebuah iklan.
- Beri tahu si penerima email alamat jelas si Pengirim. Email harus menyertakan alamat fisik yang valid. Bisa berupa alamat kantor saat ini, kotak pos yang terdaftar, atau kotak surat pribadi.
- Beri tahu penerima email bagaimana cara untuk tidak lagi menerima email tersebut (unsubsrcibe) dari si pengirim. Dalam email harus disertakan penjelasan tentang bagaimana penerima dapat memilih untuk tidak menerima email lagi kedepannya. Buatlah pemberitahuan dengan cara sesederhana mungkin sehingga orang bisa mengenali, membaca, dan memahami isi email tersebut. Gunakan juga jenis ukuran, warna, dan posisi yang tepat. Berikan alamat email untuk membalas atau cara lainnya yang memungkinkan orang mengomunikasikan pilihan mereka kepada kita. Kita dapat membuat menu untuk memungkinkan penerima untuk memilih keluar dari jenis email tertentu, tetapi kita juga harus menyertakan opsi untuk menghentikan semua email komersial dari kita. Dan pastikan filter spam tidak memblokir permintaan opt-out ini.
- Hormatilah permintaan penerima email untuk tidak ikut serta dalam pengiriman email iklan kita. Setiap mekanisme opt-out yang ditawarkan harus dapat memproses permintaan opt-out selama kurang lebih 30 hari setelah email terkirim. Kita harus memproses permintaan penolakan penerima dalam 10 hari kerja, tidak dibebankan biaya, tidak mengharuskan penerima melakukan optot diluar alamat email, atau membuat penerima mengambil langkah apa pun selain mengirim email balasan atau mengunjungi halaman di website tertentu. Setelah penerima memilih untuk tidak ingin menerima lebih banyak email, tidak dapat menjual atau mentransfer alamat email penerima
- Mengawasi jika kita menggunakan pihak lain untukmengirimkan email atas nama kita. Dalam undang-undang dijelaskan bahwa apabila kita menggunakan jasa pihak lain untuk menangani pengiriman email, kita tidak dapat melepaskan tanggung jawab untuk mematuhi hukum yang berlaku. Baik perusahaan yang produknya dipromosikan dalam email atau perusahaan secara langsung dapat dianggap bertanggung jawab secara hukum.